G Suite, Google Apps for Work là gì? Doanh nghiệp nhỏ có sử dụng G Suite?

G Suite? Google Apps for Work? Google Suite of Apps? Google Drive dành cho doanh nghiệp là gì?

G Suite (tên gọi trước là Google Apps for Work hay Google Apps for Business) là bộ sản phẩm đa nền, năng suất dựa trên đám mây, giúp các thành viên trong doanh nghiệp kết nối và hoàn thành công việc từ mọi nơi, trên mọi thiết bị. Dễ dàng thiết lập, sử dụng và quản lý, cho phép bạn làm việc thông minh hơn và tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Hệ thống G Suite bao gồm tất cả các tiện ích của Google, được nâng cấp phiên bản dành riêng cho doanh nghiệp với nhiều tính năng đặc biệt.

Với tư cách là Đối tác chính thức của Google tại Việt Nam, Bigweb mang đến bộ sản phẩm G Suite tin cậy nhất, hiệu quả nhất, phù hợp với nhu cầu mỗi doanh nghiệp.

Gmail, Hangouts và Google Drive dành cho doanh nghiệp

Là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến nhất, có thể bạn đã quen thuộc với Gmail và hộp thư đến thông minh, truy cập Hangouts nền tảng trò chuyện của mình và kết nối với Drive của Trung tâm lưu trữ của Google. Làm thế nào để các chức năng này khác nhau trong G Suite?

Gmail

Gmail là nền tảng của bất kỳ tài khoản Google nào.
- Nếu không có G Suite: Nếu bạn đã thiết lập một tài khoản gmail, bạn sẽ nhận được một account@gmail.com địa chỉ email, cũng như không gian lưu trữ của 15 GB bao gồm bất cứ thứ gì được lưu trữ trong cả Gmail và Drive.
- Với G Suite: G Suite với bộ ứng dụng email tên miền dạng account@yourcompany.com, cho phép bạn điều chỉnh email của bạn với tên công ty và tạo các nhóm thư dưới bí danh như sales@yourcompany.com. Bạn cũng có được không gian lưu trữ với dung lượng gấp đôi, với 30GB Gmail kết hợp và bộ nhớ Drive.

Hangouts

Hangouts (trước đây gọi là GChat) là câu trả lời của Google về trò chuyện và hội thảo qua video.
- Không có G Suite: Bạn có thể trò chuyện với tối đa 100 người trong một cuộc trò chuyện, trong khi tính năng gọi điện video cho phép bạn nói chuyện với tối đa 10 người.
- Với G Suite: Hangouts cập nhật của Google với hai tính năng mới: Gặp gỡ Hangouts và Trò chuyện trong Hangouts. Hangouts Gặp gỡ cho phép bạn có các hội nghị video với tối đa 30 người chỉ sử dụng một liên kết được chia sẻ, mà không cần đăng nhập bên ngoài hoặc tải xuống bất kỳ plugin nào. Hangouts Trò chuyện là ứng dụng dành cho thiết bị di động của mình để trò chuyện với đồng nghiệp, tạo phòng chat ảo để nói về các dự án, cho phép bạn đính kèm tệp và thư mục từ G Suite trong cuộc trò chuyện để có thể liên lạc thông suốt hơn.

Driver

Trung tâm lưu trữ của Google là các vị trí cho đội ngũ cộng tác và chia sẻ tập tin, cách mạng cộng tác thời gian thực trong Sheets, Docs, và Trang trình bày.
- Nếu không có G Suite: Bạn nhận được 15GB bộ nhớ kết hợp với Gmail và Drive. Bạn có thể phân loại các tệp trong thư mục và sử dụng tính năng tìm kiếm sao hoặc truy cập nhanh vào bất kỳ tệp nào. Bạn cũng có thể chia sẻ các tập tin với các đồng nghiệp để chỉnh sửa hoặc cộng tác chỉ đơn giản bằng cách sử dụng địa chỉ email của họ.
- Với G Suite: Bạn nhận được 30GB dung lượng lưu trữ, với tùy chọn nâng cấp lên bộ nhớ không giới hạn với mức 10 đô la một tháng cho mỗi người dùng. Nếu bạn định sử dụng Google Drive cho doanh nghiệp nhỏ, tính năng dự kiến ​​khác vẫn đang trong giai đoạn beta là Team Drive, sẽ cho phép các nhóm có một ổ đĩa tập trung, nơi họ có thể truy cập tài liệu thay vì phải cung cấp quyền cho từng tài liệu hoặc thư mục riêng lẻ.

G Suite thông minh hơn

Cùng với việc đổi thương hiệu là G Suite năm ngoái, Google cũng đã bổ sung một số máy tính học tập khá mạnh khả năng cho các ứng dụng GSuite của nó như Tài liệu, Trang tính và Lịch.
- Tài liệu: Những gì từng là khả năng nghiên cứu của Google trong Tài liệu (nơi bạn có thể tìm kiếm trên web trực tiếp từ Google Tài liệu của bạn) bây giờ là Khám phá, sử dụng trí thông minh của máy để giới thiệu các tài liệu hoặc hình ảnh có liên quan cho văn bản của bạn hoặc cung cấp cho bạn các tài liệu liên quan theo cách của riêng bạn Google Drive.

- Trang tính: Nếu, như tôi, bạn không phải là một người hâm mộ công thức, Google Sheets cũng đã thêm một tính năng Khám phá. Nếu bạn đã từng viết một công thức, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ đơn giản để nói với Sheets loại dữ liệu bạn đang tìm kiếm; Khám phá sau đó sẽ sử dụng Chế biến Ngôn ngữ Tự nhiên để gợi ý một công thức cho bạn. Ví dụ: nếu bạn nhập "số người truy cập trung bình trên mỗi bài đăng" trong một trang tính có số lưu lượng truy cập của bạn, nó sẽ gợi ý một công thức cho bạn dựa trên dữ liệu trong bảng.
- Lịch: Lịch từ G Suite có tính năng lập lịch trình thông minh dự đoán thời điểm bạn và đồng nghiệp của bạn sẽ có mặt và đề xuất thời gian họp dựa trên sự sẵn có đó.
- Drive: Nếu bạn đang sử dụng Drive dành cho Android, bạn sẽ thấy một phần Truy cập Nhanh tiện dụng sẽ gợi ý các tài liệu mà bạn gần đây đã tương tác hoặc bạn có thể cần dựa trên lịch hoặc giao tiếp với đồng nghiệp.
- Trang web: Các trang web là câu trả lời của G Suite cho một mạng nội bộ nơi nhân viên của bạn có thể truy cập vào tất cả thông tin mà công ty bạn muốn chia sẻ với họ. Kéo và thả chức năng cho phép bạn tạo trang web riêng của riêng mình, với cài đặt bảo mật để hạn chế quyền truy cập hoặc để hiển thị cho nhân viên bên ngoài. Dĩ nhiên, Các trang web được tối ưu hóa với thiết kế thông minh đáp ứng di động.
- Tìm kiếm qua đám mây: Kết hợp mọi thứ với nhau, Google đã sử dụng thuật toán tìm kiếm mạnh mẽ của riêng mình và áp dụng nó vào G Suite dưới dạng Cloud Search, về cơ bản là một chức năng tìm kiếm thông minh cho phép bạn tìm kiếm các tệp tin, email, thư mục hoặc thậm chí cả những người trong thư mục công ty của bạn. Về cơ bản, bất kỳ điều gì trong toàn bộ tổ chức mà bạn đang tìm kiếm, Cloud Search sẽ tìm kiếm nó. Nó cũng sẽ cung cấp cho bạn các đề xuất thông minh dựa trên những gì bạn có thể trước đó đã được tương tác với.

Còn về bảo mật thì sao?

An ninh luôn là con voi trong phòng cho các doanh nghiệp lớn xem xét Google như là bộ phần mềm được lựa chọn để hợp tác, nhưng G Suite đã tăng cường tính bảo mật của nó để có thể chơi với các chàng trai lớn. Điều này bao gồm được chứng nhận ISO 27001 , một tiêu chuẩn quốc tế về an ninh, cũng như chứng nhận FedRAMP cho gói G cho các dịch vụ Chính phủ và Giáo dục. Ngoài các chứng nhận, cũng có nhiều sự kiểm soát.

- Vault: Lưu trữ tin nhắn và email, và cài đặt nó để chúng tự động bị xóa sau một khung thời gian đã đặt, hoặc giữ lâu hơn thời gian chuẩn để lưu giữ. Bạn cũng có thể tìm kiếm nội dung trong các tài khoản đã đóng, cũng như kiểm tra và theo dõi hoạt động. Vault chi phí thêm $ 5 cho mỗi người dùng mỗi tháng.
- Quản trị viên: G Suite đã tăng cường kiểm soát quản trị của mình, cho phép quản lý dữ liệu tốt hơn. Các điều khiển cho phép các quản trị viên thiết lập hoặc thu hồi quyền truy cập trên máy tính để bàn và thiết bị di động và thêm những thứ như xác minh hai bước. Đó là quản lý thiết bị di động ( MDM ) cho phép quản trị viên có thể quản lý thiết bị với dữ liệu công ty nhạy cảm trên chúng, ngay cả với chính sách BYOD (mang thiết bị của riêng bạn).

Người dùng G Suite cũng nhận được hỗ trợ khách hàng 24/7 qua điện thoại hoặc email.

Giá trị chi phí?

Rõ ràng rằng Google đang thực hiện tất cả các bước đi đúng để xác định vị trí của mình như một sự lựa chọn nghiêm túc hơn cho các doanh nghiệp muốn chuyển sang đám mây. Nếu bạn đã sử dụng các ứng dụng của Google, đó là một sự chuyển đổi dễ dàng đến G Suite. Nếu bạn đang sử dụng một cái gì đó như Microsoft Office 365 , có thể khó khăn hơn để biện minh cho việc chuyển đổi.

Tuy nhiên, rõ ràng là có những lợi ích để nâng cấp lên G Suite. Mặc dù một số tính năng tiện lợi hơn (Truy cập nhanh, Khám phá), nhưng những người khác lại thực sự mở rộng tính hữu dụng của sản phẩm (email có gắn nhãn, bộ nhớ hơn và Team Drive) và bảo vệ người dùng (bảo mật).

Nếu bạn ít nhất muốn sử dụng G Suite, bạn có thể làm như vậy bằng cách bắt đầu dùng thử miễn phí 14 ngày.
>> Mail Google Apps - Email Google theo tên miền riêng cho doanh nghiệp